1. เริ่มต้นใช้งาน

Docs Hub คือศูนย์รวมการจัดเก็บเอกสารของวิทยาลัย ได้แก่ คำสั่งราชการ เกียรติบัตร แผนการสอน โครงการสอน หนังสือเรียน และประเภทอื่นที่ผู้ดูแลเพิ่มได้ พร้อมระบบออกเลขหนังสือราชการ รายงานการไปราชการ คลังรูปภาพกิจกรรม และบัญชีรายรับ-รายจ่ายของแผนกวิชา

บทบาทผู้ใช้

เมนูหลัก

• แถบเมนูด้านบน: หน้าแรก · หมวดเอกสาร · รายงานไปราชการ · คลังรูปภาพ · ออกเลขหนังสือ · เอกสารของฉัน · บัญชีแผนก (เมนูแยก มีเมนูย่อย) · คู่มือ
• เมนูชื่อของคุณ (มุมขวาบน): อัปโหลดเอกสาร · ข้อมูลส่วนตัว · ข้อมูลส่วนบุคคลของฉัน (PDPA) · ระบบหลังบ้าน (เจ้าหน้าที่/ผู้ดูแล) · ออกจากระบบ

2. สมาชิก เข้าสู่ระบบ และข้อมูลส่วนตัว สมาชิก

สมัครสมาชิกด้วยชื่อผู้ใช้

1. กด สมัครสมาชิก มุมขวาบน กรอกชื่อผู้ใช้ (a-z, 0-9) ชื่อ-สกุล เลือกแผนกวิชา/ฝ่าย และตั้งรหัสผ่านอย่างน้อย 8 ตัวอักษร
2. ติ๊กยอมรับนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล แล้วกดสมัคร
3. รอผู้ดูแลระบบอนุมัติบัญชี (ยกเว้นตั้งให้อนุมัติอัตโนมัติ) แล้วจึงเข้าสู่ระบบ

เข้าสู่ระบบ / สมัครด้วย Google (เมื่อผู้ดูแลเปิดใช้)

• กดปุ่ม เข้าสู่ระบบด้วย Google ในหน้าเข้าสู่ระบบ (รับเฉพาะบัญชี @pticec.ac.th)
• ถ้ายังไม่มีบัญชี ระบบจะให้กรอกชื่อผู้ใช้ เลือกแผนก และยอมรับนโยบาย แล้วรออนุมัติ
• ผู้ที่มีบัญชีอยู่แล้ว ให้เข้าสู่ระบบตามปกติ แล้วกด เชื่อมบัญชี Google ที่หน้า ข้อมูลส่วนตัว (ระบบไม่เชื่อมจากอีเมลให้อัตโนมัติเพื่อความปลอดภัย)
• ผู้ที่สมัครด้วย Google ตั้งรหัสผ่านของระบบเพิ่มได้ที่หน้าข้อมูลส่วนตัว เพื่อเข้าด้วยชื่อผู้ใช้ได้ด้วย

ข้อมูลส่วนตัวและภาพโปรไฟล์

• เมนูชื่อของคุณ → ข้อมูลส่วนตัว แก้ชื่อ อีเมล เบอร์โทร เปลี่ยนรหัสผ่าน และอัปโหลดภาพโปรไฟล์ (JPG/PNG/WEBP ระบบครอปเป็นสี่เหลี่ยมจัตุรัสให้)
• แผนกวิชาของบัญชีกำหนดสิทธิ์การออกเลขหนังสือและบัญชีแผนก หากย้ายแผนกให้แจ้งผู้ดูแลระบบ

3. ค้นหาและดาวน์โหลดเอกสาร ทุกคน

• พิมพ์คำค้นที่ช่องค้นหาหน้าแรก ระบบค้นเอกสารทุกประเภทพร้อมกัน (หรือเลือกประเภทในช่องข้างคำค้น) ค้นได้จากชื่อเอกสาร เลขที่ ชื่อบุคคล รหัส/ชื่อวิชา รายละเอียด ชื่อประเภท หมวดหมู่ แผนกวิชา (ชื่อหรือรหัสย่อ) ปีการศึกษา และชื่อไฟล์
• พิมพ์หลายคำคั่นด้วยช่องว่างเพื่อค้นให้แคบลง เช่น เกียรติบัตร 2568 · ในหน้าผลการค้นหา คลิกประเภทด้านซ้ายเพื่อกรองโดยคำค้นยังอยู่
• เลือกประเภทจากการ์ดหน้าแรกหรือเมนู หมวดเอกสาร แล้วกรองด้วยหมวดหมู่ แผนกวิชา และปีการศึกษา
• เปิดเอกสารเพื่อดูรายละเอียด ไฟล์ PDF รูปภาพ และ Word (.docx) ดูออนไลน์ได้ทันทีในหน้าเอกสาร (Word กดปุ่ม เต็มจอได้ · ไฟล์ .doc แบบเก่าต้องดาวน์โหลด) กด ดาวน์โหลด เพื่อบันทึกไฟล์
• กด คัดลอกลิงก์เอกสาร เพื่อส่งต่อทาง LINE/อีเมล
• เอกสารที่มีไอคอน ดูได้เฉพาะสมาชิกที่เข้าสู่ระบบ · ระบบตรวจสิทธิ์ทุกครั้งที่ดาวน์โหลด ไม่ว่าไฟล์จะเก็บที่เซิร์ฟเวอร์หรือ Google Drive

4. อัปโหลดเอกสาร สมาชิก

1. เมนูชื่อของคุณ → อัปโหลดเอกสาร
2. เลือกประเภทเอกสาร ฟอร์มจะแสดงช่องที่เกี่ยวข้องให้อัตโนมัติ เช่น รหัสวิชา/ภาคเรียนสำหรับแผนการสอน
3. กรอกชื่อเอกสาร เลขที่ ลงวันที่ แผนก ปีการศึกษา (ระบบเลือกปีปัจจุบันไว้ให้) และเลือกไฟล์ (PDF, Word, Excel, PowerPoint, รูปภาพ, ZIP ไม่เกิน 50 MB)
4. ตั้งค่า เผยแพร่สาธารณะ หรือเฉพาะสมาชิก แล้วกดบันทึก

• เอกสารของสมาชิกมีสถานะ รออนุมัติ จนกว่าเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ ติดตามได้ที่ เอกสารของฉัน · แก้ไข/ลบได้เองระหว่างรออนุมัติ
• คำสั่งราชการ: ถ้าไม่กรอกเลขที่ ติ๊ก "ออกเลขคำสั่งอัตโนมัติ" ระบบจะออกเลขจากทะเบียนของแผนกให้
• ถ้าระบบเก็บไฟล์ใน Google Drive และขึ้นข้อความ "บันทึกไฟล์ลง Google Drive ไม่สำเร็จ" ให้ลองใหม่อีกครั้ง หากยังไม่ได้ให้แจ้งผู้ดูแลระบบ (เอกสารยังไม่ถูกบันทึก)
• ข้อควรระวัง (PDPA): ก่อนเผยแพร่สาธารณะ ตรวจว่าเอกสารไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกินจำเป็น เช่น เลขบัตรประชาชน ที่อยู่ เบอร์โทร

5. ออกเลขหนังสือราชการ สมาชิกเจ้าหน้าที่

1. เมนู ออกเลขหนังสือ
2. เลือกประเภท (หนังสือส่ง / หนังสือรับ / บันทึกข้อความ / คำสั่ง) ลงวันที่ กรอกเรื่องและผู้รับ
3. กด ออกเลข ระบบแสดงเลขที่ได้ (เช่น ชฟ 015/2569) กด คัดลอกเลข ไปใส่ในหนังสือ

• เลขรันใหม่ทุกปี พ.ศ. แยกตามแผนกและประเภท และไม่ซ้ำแม้หลายคนขอพร้อมกัน · สมาชิกออกเลขได้เฉพาะแผนกของตน
• เลขที่ออกผิดให้แจ้งเจ้าหน้าที่ ยกเลิก (แสดงขีดฆ่าและไม่ถูกนำกลับมาใช้)
• กำหนดเลขเริ่มต้น เจ้าหน้าที่: การ์ด "กำหนดเลขเริ่มต้น" ในหน้าออกเลข เลือกแผนก ประเภท ปี พ.ศ. และเลขที่ต้องการเริ่ม เช่น ทะเบียนกระดาษใช้ถึงเลข 57 ให้ตั้งเริ่มที่ 58 · ถ้าออกเลขเกินเลขเริ่มต้นไปแล้ว ระบบนับต่อจากเลขล่าสุด
• เจ้าหน้าที่ดูทะเบียนทุกแผนกและส่งออก CSV ได้

6. รายงานการไปราชการ สมาชิก

1. อัปโหลดคำสั่งไปราชการก่อน (ประเภทคำสั่งราชการ หมวด "คำสั่งไปราชการ")
2. เปิดหน้าคำสั่งนั้น กด เขียนรายงาน หรือเมนู รายงานไปราชการ → เขียนรายงาน แล้วเลือกคำสั่ง
3. กรอกเรื่อง สถานที่ วันที่ไป-กลับ ผู้ไปราชการ วัตถุประสงค์ ผลการไปราชการ ประโยชน์ที่ได้รับ ข้อเสนอแนะ และค่าใช้จ่าย
4. แนบภาพประกอบ ได้หลายภาพพร้อมกัน (สูงสุด 30 ภาพ) พิมพ์คำบรรยายใต้ภาพได้ ภาพจากมือถือถูกย่อขนาดและหมุนให้อัตโนมัติ
5. กดบันทึก แล้วกด พิมพ์ / บันทึก PDF เพื่อได้รายงานขนาด A4 พร้อมช่องลงชื่อ

แก้ไขภายหลังเพื่อเพิ่ม/ลบภาพ แก้คำบรรยาย หรือเรียงลำดับได้

7. คลังรูปภาพ ทุกคนสมาชิกเจ้าหน้าที่

เมนู คลังรูปภาพ รวมลิงก์อัลบั้มภาพกิจกรรม (Google Photos, Google Drive, Facebook, YouTube ฯลฯ) ระบบเก็บเฉพาะลิงก์ ภาพจริงอยู่ที่บริการนั้น

• ค้นหา: พิมพ์ชื่ออัลบั้มหรือกิจกรรม กรองตามปีการศึกษาและแผนก คลิกลิงก์เพื่อเปิดอัลบั้ม
• ส่งลิงก์ (สมาชิก): ตั้งค่าแชร์อัลบั้มเป็น "ทุกคนที่มีลิงก์" แล้วกด ส่งลิงก์อัลบั้ม · ลิงก์จะแสดงหลังเจ้าหน้าที่อนุมัติ ติดตามสถานะได้ท้ายหน้าคลังรูปภาพ
• เจ้าหน้าที่: หลังบ้าน → คลังรูปภาพ อนุมัติ/ไม่อนุมัติ (ระบุเหตุผล) แก้ไข ลบ
• นำเข้าข้อมูลเดิม ผู้ดูแลระบบ: อัปโหลดไฟล์ Excel (.xlsx) / CSV หรือวางรายการ ระบบหาคอลัมน์ชื่ออัลบั้มและลิงก์ให้ แสดงตัวอย่างให้ตรวจก่อน แล้วจึงกดยืนยัน

8. บัญชีรายรับ-รายจ่ายแผนก สมาชิกผู้รับผิดชอบบัญชี

เมนู บัญชีแผนก เห็นได้เฉพาะครูที่สังกัดแผนกนั้น ครูแผนกอื่น เจ้าหน้าที่ และผู้ดูแลระบบที่ไม่ได้สังกัดแผนกนั้นจะไม่เห็นบัญชี

เมนูบัญชีแผนก

บัญชีแผนกเป็นส่วนแยกในแถบเมนูด้านบน ( บัญชีแผนก ▾) มีเมนูย่อย: ภาพรวมและรายการ · บันทึกรายรับ · บันทึกรายจ่าย · รายการรายรับ · รายการรายจ่าย · ส่งออก CSV (ปีงบประมาณนี้) · หมวดและการตั้งค่า — ในหน้าบัญชีทุกหน้ามีแถบเมนูย่อยเดียวกันด้านบนให้สลับหน้าได้ทันที (เมนูบันทึกจะไม่แสดงถ้าไม่มีสิทธิ์บันทึก)

• บันทึก: กด + รายรับ หรือ − รายจ่าย กรอกวันที่ จำนวนเงิน หมวด รายการ เลขที่ใบเสร็จ ผู้รับ/ผู้จ่ายเงิน และแนบหลักฐาน (ใบเสร็จ/ภาพถ่าย/PDF)
• สรุป: ตามปีงบประมาณ (1 ต.ค. – 30 ก.ย.) มียอดยกมา รายรับ รายจ่าย คงเหลือ สรุปรายเดือนพร้อมยอดสะสม และแยกตามหมวด
• ค้นหา/รายงาน: กรองตามเดือน ประเภท หมวด คำค้น · ส่งออก CSV · พิมพ์รายงาน
• แชร์ไป LINE: กดปุ่ม แชร์ LINE ในหน้าภาพรวม เลือกกลุ่มไลน์ ระบบส่งสรุปยอดยกมา รายรับ รายจ่าย คงเหลือของปีงบประมาณที่เลือก พร้อมลิงก์ (ลิงก์เปิดดูรายละเอียดได้เฉพาะครูในแผนกที่เข้าสู่ระบบ) · หรือกด คัดลอกข้อความไปวางในแชตเอง

สิทธิ์ในบัญชีแผนก

• ผู้รับผิดชอบบัญชี (ผู้ดูแลระบบแต่งตั้ง): บันทึก แก้ไข ลบได้ทุกรายการ และจัดการหมวดที่ปุ่ม
• ครูทุกคนในแผนก: ดูได้ทั้งหมด บันทึกรายรับ-รายจ่ายได้เสมอ และแก้ไขรายการเก่าได้ทุกรายการ กรณีบันทึกผิด (กดไอคอน ที่รายการ แก้แล้วกดบันทึก ระบบแสดง "แก้ไขล่าสุดโดย" ไว้ในรายการ) · ลบได้เฉพาะรายการที่ตนบันทึก
• แผนกที่ยังไม่มีผู้รับผิดชอบบัญชี: ครูทุกคนจัดการหมวดได้ด้วย

9. ข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ทุกคนสมาชิก

• อ่านนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลได้จากลิงก์ท้ายทุกหน้า · เมื่อวิทยาลัยปรับปรุงนโยบาย ระบบจะขอให้ยืนยันอีกครั้ง
• เมนูชื่อของคุณ → ข้อมูลส่วนบุคคลของฉัน: ดูข้อมูลที่ระบบเก็บ ประวัติความยินยอม ประวัติการใช้งาน และดาวน์โหลดข้อมูลของตนเป็นไฟล์ JSON
• ยื่นคำร้องใช้สิทธิ์ (ขอสำเนา แก้ไข ลบ คัดค้าน ระงับการใช้ ขอรับข้อมูล) และติดตามสถานะ วิทยาลัยดำเนินการภายใน 30 วัน
• ถอนความยินยอมได้ ซึ่งจะออกจากระบบทันทีและส่งคำร้องให้ผู้ดูแลพิจารณาลบข้อมูล

10. สำหรับเจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบ

เมนูชื่อของคุณ → ระบบหลังบ้าน

• แดชบอร์ด: สถิติเอกสาร รายการรออนุมัติ และการออกเลขแยกตามแผนก
• จัดการเอกสาร: กรองสถานะ รออนุมัติ ติ๊กหลายรายการแล้ว อนุมัติ / ไม่อนุมัติ / ปรับการเผยแพร่ / ลบ ในครั้งเดียว
• รายงานไปราชการ: ดูรายงานทั้งหมด และดูว่าคำสั่งใดยังไม่มีรายงาน
• คลังรูปภาพ: อนุมัติลิงก์ที่สมาชิกส่ง (ตัวเลขสีเหลืองที่เมนู = จำนวนรออนุมัติ)
• ทะเบียนเลขหนังสือ: ดูทุกแผนก ยกเลิก/คืนสถานะเลข กำหนดเลขเริ่มต้น และส่งออก CSV
• หมวดหมู่เอกสาร: เพิ่ม/แก้/ลบหมวดย่อย และเปิดใช้รายงานการไปราชการกับหมวดที่ต้องการ

11. สำหรับผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ

12. ตั้งค่า Google (เข้าสู่ระบบ / Drive) ผู้ดูแลระบบ

ขั้นที่ 1 — Google Cloud Console (ทำครั้งเดียว)

1. เปิด console.cloud.google.com สร้างหรือเลือกโปรเจกต์
2. APIs & Services → Library ค้นหา Google Drive API กด Enable
3. OAuth consent screen เลือก Internal (บัญชี @วิทยาลัย — สิทธิ์ไม่หมดอายุ) กรอกชื่อแอปและอีเมล
4. Credentials → Create credentials → OAuth client ID ประเภท Web application
5. Authorized redirect URIs ใส่: https://krusomkhuan.com/docshub/google-callback.php แล้วกด Create คัดลอก Client ID และ Client secret

ขั้นที่ 2 — เข้าสู่ระบบด้วย Google

1. หลังบ้าน → ตั้งค่าระบบ → การ์ด เข้าสู่ระบบด้วย Google ใส่ Client ID / Secret
2. (แนะนำ) จำกัดโดเมนอีเมลของวิทยาลัย และเลือกว่าจะให้สมัครด้วย Google ได้หรือไม่
3. กด ทดสอบ Client ID / Secret ต้องขึ้นว่าถูกต้อง แล้วเปิดสวิตช์และกดบันทึก

ขั้นที่ 3 — จัดเก็บไฟล์ใน Google Drive

1. สร้างโฟลเดอร์ uploads ใน Google Drive ของบัญชีกลางของวิทยาลัย (โฟลเดอร์ย่อย uploads และอื่น ๆ ระบบสร้างให้เอง) คัดลอกรหัสจากลิงก์ drive.google.com/drive/folders/รหัส
2. การ์ด จัดเก็บไฟล์ใน Google Drive → กด เชื่อมต่อ Google Drive เลือกบัญชีและอนุญาต
3. วาง Folder ID กด ทดสอบการเชื่อมต่อ ระบบตรวจทีละขั้น (Client ID/Secret → สิทธิ์เข้าถึง Drive → โฟลเดอร์ → ทดสอบอัปโหลด → โฟลเดอร์ย่อย) และบอกข้อที่ไม่ผ่านพร้อมวิธีแก้ (สร้างโฟลเดอร์ย่อยที่ยังไม่มีให้เอง)
4. ไฟล์ที่อยู่ใน Drive แล้วแต่อยู่ผิดโฟลเดอร์ กด จัดไฟล์ใน Drive เข้าโฟลเดอร์ตามประเภท (รวมสำเนาไฟล์สำรองข้อมูล)
5. ถ้ายังมีไฟล์เดิมเก็บในเซิร์ฟเวอร์ ย้ายขึ้น Drive ด้วยคำสั่ง C: mpp\php\php.exe \var\www\vhosts\boontawee.com\krusomkhuan.com\docshub ools\move-to-drive.php บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ (ไม่มีปุ่มในหน้าตั้งค่า)
6. เปิดสวิตช์ เก็บไฟล์ที่อัปโหลดใน Google Drive เท่านั้น แล้วกดบันทึก

13. ตำแหน่งจัดเก็บไฟล์

เมื่อเปิด "เก็บไฟล์ใน Google Drive เท่านั้น" ไฟล์จะถูกจัดเก็บดังนี้ (ระบบสร้างโฟลเดอร์ที่ยังไม่มีให้เอง และใช้โฟลเดอร์เดิมเสมอ ไม่สร้างซ้ำ)

ไฟล์ทุกที่เป็นส่วนตัว ผู้ใช้ดาวน์โหลดผ่านระบบซึ่งตรวจสิทธิ์ทุกครั้ง · เปิดโฟลเดอร์ uploads/ backups/ ตรงจากเว็บไม่ได้ (403)

14. การดูแลรักษาระบบ ผู้ดูแลระบบ

ตรวจสอบระบบ (แนะนำสัปดาห์ละครั้ง)

• หลังบ้าน → ตรวจสอบระบบ ผล ผ่าน เตือน ไม่ผ่าน
• หลังอัปเดตไฟล์ระบบทุกครั้ง กด บันทึกค่าอ้างอิง เพื่อให้ตรวจจับไฟล์ที่ถูกแก้ไข/ลบ/แอบเพิ่มได้
• "ไฟล์สคริปต์แปลกปลอมในโฟลเดอร์อัปโหลด" ไม่ผ่าน = อาจถูกเจาะระบบ ให้สำรองข้อมูล ลบไฟล์นั้น และเปลี่ยนรหัสผ่านผู้ดูแลทันที

สำรองและกู้คืนข้อมูล

• หลังบ้าน → สำรอง / กู้คืนข้อมูล → สำรองแบบเต็มหรือเฉพาะฐานข้อมูล · ระบบส่งสำเนาไป uploads/backups อัตโนมัติ (ป้าย Drive)
• ตั้ง "สำรองอัตโนมัติทุก 1 วัน" หรือ Windows Task Scheduler เรียก tools\backup-task.bat · จำนวนไฟล์ที่เก็บ (ทั้งเซิร์ฟเวอร์และ Drive) ตามค่า "เก็บไฟล์สำรองล่าสุด"
• เข้าหลังบ้านได้: เลือกไฟล์สำรองแล้วกด กู้คืน (ระบบสำรองสถานะปัจจุบันไว้ให้ก่อน)
• เข้าเว็บไม่ได้: รัน C:\xampp\php\php.exe \var\www\vhosts\boontawee.com\krusomkhuan.com\docshub\tools\restore.php ชื่อไฟล์.zip

เครื่องมือบรรทัดคำสั่ง (บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์)

อัปเดตไฟล์ระบบขึ้นเซิร์ฟเวอร์

• สำรองข้อมูลก่อนทุกครั้ง แล้วอัปโหลดเฉพาะไฟล์ที่แก้ไข
• ห้ามเขียนทับ โฟลเดอร์ uploads/ backups/ และไฟล์ includes/installed.lock · includes/config.php ให้แก้เฉพาะบรรทัด APP_VERSION ถ้าค่าฐานข้อมูลต่างกัน
• เปิดเว็บหนึ่งครั้ง ระบบปรับโครงสร้างฐานข้อมูลให้อัตโนมัติ แล้วกด "บันทึกค่าอ้างอิง" ในหน้าตรวจสอบระบบ

15. ปัญหาที่พบบ่อย